デイサービスでAI導入を始めるなら「日々の記録文の下書き生成」が最初の一手であり、これだけで一人あたり1日30〜60分の時間を取り戻せる。
「利用者さんの顔を見る時間を増やしたい」——デイサービスで働く人のほぼ全員が口にする言葉だ。その願いを阻んでいるのは、利用者が帰ったあとに山積みになる記録・連絡・書類仕事である。私は宿泊業600室の運営でも同じ壁にぶつかり、AIで突破した。デイサービスでもまったく同じ打ち手が使える。
デイサービスの現場と、求人票が物語る人手不足
通所介護（デイサービス）は、高齢者が日中施設に通って食事・入浴・リハビリ・レクリエーションなどのサービスを受ける場だ。スタッフは午前から午後の送迎終了まで利用者と向き合い続け、送り出した後に記録入力・翌日の準備・家族対応が待っている。
求人サイトで「デイサービス 介護士 パート」などと検索すると、以下のような文言が目立つ。
- 「レクリエーションの企画もお任せします（得意な方歓迎）」
- 「記録は専用タブレット入力、紙なし運営中」
- 「残業は月平均◯時間、できる限り定時退勤」
- 「送迎あり・なし選択可、扶養内OK」
「レクを任せる」「記録システム整備済み」「残業削減中」——これらは現場で慢性的に起きている「レク準備の人的負担」「記録作業の残業化」「送迎ドライバー不足」を赤裸々に示している。
求人から読み取れる3つの困りごと
① 介護記録の記入が帰宅後にずれ込む
デイサービスの記録はケアの最中にはなかなか書けない。利用者が帰宅した15時以降に一斉に記録する構造上、残業になりやすい。「残業月平均◯時間」という求人の表記は、この残業をなんとか削減しようとしている事業所の努力の裏返しだ。
② レクリエーションの企画・準備が特定スタッフに集中する
季節行事・誕生日会・体操プログラムなど、週複数回のレク企画を「センスのあるスタッフ」に押し付けている施設は多い。そのスタッフが休んだり退職したりした途端、レクが形骸化する典型的な属人化問題だ。
③ 家族への状況報告・連絡文書が定型化されていない
利用中の体調変化や転倒ヒヤリハットを家族に報告する文書が「その場の担当者の文章力頼み」になっている施設は珍しくない。報告漏れや表現のブレがクレームの種になりやすい。
その困りごと、AIならこうなる
Before → After：介護記録の下書き
Before： 全利用者の帰宅後、スタッフ3人で手分けして記録入力。一人20件担当すると1件5〜10分×20件＝約2時間の残業が毎日発生。
After： ケア中に走り書きしたメモ（箇条書きで十分）をAIに渡して記録文に変換。1件の入力時間が3分以内に短縮。
【プロンプト例①：デイサービス記録の文章化】
以下のメモをデイサービスの介護記録として整形してください。
ですます調、事実ベース、利用者名は「ご本人」に置き換えてください。
メモ：
・9時着、体温36.2、血圧134/80、SpO2 97
・食欲良好、昼食全量、水分200ml摂取
・午前：リハビリ体操参加、積極的
・14時ごろ「足が重い」と訴え→休憩対応、その後問題なし
・入浴拒否なし、皮膚異常なし
・16時送迎、ご家族に足の重さについて口頭報告済み
出力項目：①バイタル ②食事・水分 ③活動・レク ④体調・申し送り ⑤送迎・連絡 の順で。
Before → After：レクリエーション企画
Before： 毎週のレク内容を担当スタッフが個人で考える。「また同じレクになってしまう」「特定の人しか企画できない」状況が続く。
After： AIに月次レクプランを一括で生成させ、スタッフは実施・アレンジに専念。
【プロンプト例②：月次レクリエーション企画の一括生成】
デイサービスの7月のレクリエーションプランを作ってください。
条件：
・利用者の平均年齢：80代、車いす利用者3割
・週3回（月・水・金）実施
・1回30分以内
・夏祭り・七夕の季節感を取り入れる
・道具は折り紙・ボール・音楽CDで対応可能
・認知症の方も参加しやすい内容にすること
出力形式：日付・テーマ・内容（手順3ステップ）・使う道具・難易度（易・中・難）を表形式で。
Before → After：家族への状況報告
Before： ヒヤリハット報告書を担当スタッフがゼロから作文。表現が人によってバラバラで、家族からの再確認が増える。
After： 状況を箇条書きで入力するとAIが定型報告文を生成。チェックだけで完成。
【プロンプト例③：ヒヤリハット報告文の生成】
以下の状況をご家族へ説明する丁寧な報告文を書いてください。
200字以内、ご家族が心配しすぎないよう対応済みであることを明記してください。
状況：
・発生時刻：13時30分
・状況：食堂椅子から立ち上がり際によろめく
・けが：なし
・対応：スタッフ2名が即座に支え転倒防止
・その後：本人「大丈夫です」と発言、バイタル異常なし
・再発防止：立ち上がり時の声かけ強化を全スタッフで共有済み
導入ステップと費用感
ステップ1（月0〜数千円）： 管理者または主任がChatGPT/Claudeを1週間試す。記録の下書き生成だけでも時間短縮を体感できる。
ステップ2（月3,000〜1万円程度）： スタッフ全員が使えるプロンプト集（A4一枚）を整備。業務別テンプレートを施設の共有フォルダに置く。
ステップ3（月1万〜3万円程度）： 音声入力×AI清書の仕組みを整備し、記録残業をほぼゼロにする。デジタル化・AI導入補助金（最大450万円・補助率1/2〜2/3、最新の公募要領で要確認）の活用も視野に入れると投資回収が早まる。
よくある質問
Q. AIが生成した記録を公式記録として使ってよいか？
AIの出力はあくまで下書きであり、担当スタッフが確認・修正して正式記録とする運用が基本だ。「AIが書いた＝正式記録」ではなく「AIが下書き→人が確認→登録」のフローを徹底すれば問題ない。
Q. レクをAIで考えると、マンネリにならないか？
むしろ逆で、AIは毎回新しい組み合わせを提案できる。「前回と違うアプローチで」「認知症の方が笑顔になりやすい要素を入れて」などの追加指示を足すだけで、担当者一人の発想をはるかに超えたバリエーションが出てくる。
Q. 記録に音声入力を使う場合、他の利用者の声が入ってしまわないか？
個室やスタッフルームで録音する、ケア後すぐに離れた場所で入力するなどの運用ルールで対処可能だ。実名を出さない、氏名は伏せて「利用者A」と記録する、などの工夫も有効。
山崎恭平／AI内製化総合研究所 所長
株式会社インバウンドホールディングス専務取締役。営業と交渉の世界で成果を上げてきた一方、パソコン作業は横で支えてくれる事務方に頼りきりだった。AIの登場で、一番苦手だったパソコン作業が「自分でできる」に変わり、気づけば中小企業から上場企業まで10社以上のAI顧問を務めるように。スプレッドシートの関数すら分からなかった私でもできた——だから、誰でもできる。AIの学校や顧問にお金を払い続けるのは、本質的にもったいない。初期は人を頼ってもいい。でも最後は自分たちで内製してほしい。そんな思いで、このメディアを作った。
