AI内製化の最初の一歩：明日からできる業務の棚卸し3ステップ

AI内製化の最初の一歩は「業務の棚卸し」であり、毎週・毎月繰り返している手作業をリスト化することで、AIが最も活きる場所が明確になります。

「AIを使いたいけど、何から始めればいいか分からない」。

この悩み、私も最初に持っていました。ChatGPTを開いて、何を打てばいいか分からずに閉じた経験が何度かあります。

その壁を破った方法が「業務の棚卸し」です。やることはシンプルで、特別なスキルも不要。明日の朝から実行できます。

なぜ棚卸しが「最初の一歩」なのか

多くの人がAI活用に失敗する理由は、「ツールを先に選ぶ」からです。ChatGPTかClaude、有料か無料、どれを使えばいいか——ここで迷って止まる。

でも本当の問いは「自分の業務の何にAIを使うか」です。使う場所が決まれば、ツールは自然に決まります。

業務の棚卸しとは、AIを当てはめる「場所探し」です。

業務の棚卸し3ステップ

ステップ1：「繰り返し作業」を10個書き出す（所要時間：20分）

まず紙かメモアプリを開いて、「毎週・毎月、誰かが手作業でやっている業務」を10個書き出します。

書き出すポイントは「毎回同じ形式でやる作業」です。例を挙げます。

• 週次の売上報告書を作る
• 会議のアジェンダ・議事録を作る
• 取引先へのメール返信をする
• 求人票や社内掲示物を更新する
• 月末の経費精算・請求書の整理
• 新入社員向けのマニュアルを更新する

10個書き出すのが難しければ、5個でもOKです。量より「書くこと」自体が大事です。

ステップ2：「時間×頻度」で優先順位をつける（所要時間：15分）

書き出した業務に、2つの軸で数字を付けます。

• 1回あたりの所要時間（分）
• 月あたりの発生頻度（回）

「時間×頻度」の積が大きいものが、AI化したときのリターンが最も高い業務です。例えば「議事録作成：30分×8回＝240分/月」なら、ここから着手するのが合理的です。

ステップ3：「1番目の業務」だけAI化する（開始日を決める）

優先順位トップの業務について、今週中にAIで試してみる日を決めます。「来週月曜の朝会議事録をClaudeで作る」のように、具体的な日時と業務を決めることが重要です。

全部一度にやろうとしないでください。1つ成功すれば、次が見えてきます。

棚卸しテンプレートの活用

棚卸しをするときは、次の4列の表が便利です。

このような表を作ると、「自分はどこに時間を使っているか」が一目でわかります。そしてAI化の効果が大きい順に着手できます。

棚卸しで気づく「意外な時間の無駄」

実際にやると、ほとんどの経営者が「こんな作業に時間を使っていたのか」と驚きます。私も最初に棚卸しをしたとき、月に40時間以上を「誰でもできる繰り返し作業」に使っていたことが判明しました。

この40時間を、戦略的思考・顧客との対話・社員育成に使えたら——と考えたとき、AI内製化は「やれれば良い」ではなく「やらなければならない」と確信しました。

よくある質問

Q1. 業務の棚卸しをする際、社員を巻き込む必要はありますか？

A. 最初は経営者一人で十分です。自分の業務から始めて成果が出れば、それを見た社員が興味を持ちます。トップが体験してから展開する順序が最も自然です。

Q2. 棚卸しの結果、AI化できない業務ばかりだったらどうすればいいですか？

A. そのようなケースはほとんどありません。「文章を書く」「情報を整理する」「返事の文を作る」という作業がある限り、AIが使える業務は必ずあります。書き出した業務をひとつひとつ「文章を作る作業か？」という観点で見直してみてください。

Q3. 棚卸しに使えるテンプレートをどこで入手できますか？

A. このページの下部にテンプレートをご用意しています。Excelまたはスプレッドシート形式でダウンロードできます。

山崎恭平／AI内製化総合研究所 所長
株式会社インバウンドホールディングス専務取締役。営業と交渉の世界で成果を上げてきた一方、パソコン作業は横で支えてくれる事務方に頼りきりだった。AIの登場で、一番苦手だったパソコン作業が「自分でできる」に変わり、気づけば中小企業から上場企業まで10社以上のAI顧問を務めるように。スプレッドシートの関数すら分からなかった私でもできた——だから、誰でもできる。AIの学校や顧問にお金を払い続けるのは、本質的にもったいない。初期は人を頼ってもいい。でも最後は自分たちで内製してほしい。そんな思いで、このメディアを作った。

📥 [業務棚卸しテンプレートをダウンロードする]
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